Meeting o Webinar?
Quale è la differenza?

17 Settembre 2020

Recentemente sono stato chiamato a tenere un Corso di Zoom per una Ditta, di importanza internazionale, che si occupa di medicina.
L’esigenza era quella di dotare i loro Informatori Medici delle principali nozioni sul programma “Zoom Meeting” e su “Zoom Webinar”.

video call

So che per qualcuno la differenza tra un meeting online e un webinar non è chiarissima, ed è per questo motivo che ho ritenuto utile scrivere due righe in merito.

Possiamo certamente affermare che partiamo da due necessità differenti.

ll Meeting online

Nasce dal bisogno di due o più persone di parlarsi, vedersi e possibilmente anche condividere contenuti online come documenti, presentazioni, immagini.
Questa esigenza, come ben sappiamo, è risultata ancora più necessaria durante i mesi di lockdown in questo 2020.
Una video-call, è di questo che parliamo, è assai più efficace di una semplice telefonata; vuoi perché guardandosi in volto le persone riescono a comunicare assai meglio tra loro piuttosto che solo vocalmente (l’importanza del paraverbale e del non verbale!), vuoi perché la possibilità di condividere un contenuto (un file da discutere insieme), aiuta e facilita a raggiungere gli obiettivi dell’incontro.
I Meeting online (chiamiamoli anche incontri, riunioni, videochiamate) sono perciò semplicemente incontri tra persone che vogliono discutere insieme, ma guardandosi tramite monitor, e condividere la visione di file.

Attenzione: mai un incontro di persona potrà essere soppiantato da un incontro online… Sappiamo bene che il contatto vis-a-vis è una scelta imprescindibile per qualsiasi riunione tra persone. Ma sappiamo anche che a volte, causa distanze non sempre semplici da colmare in poco tempo, un incontro di persona non è semplice da organizzare.
Ecco allora che una video-call potrà essere la soluzione ideale per “incontrarsi” comunque, ma in remoto.

Potremmo anche dire “in modo virtuale”…? No, a mio avviso no. Il virtuale è qualcosa di non proprio reale, mentre una video-call è reale!
Ecco, il meeting online sarà assolutamente più fruttifero e soddisfacente rispetto ad una semplice telefonata.
Tecnicamente basterà disporre di un computer con una webcam, casse audio e microfono (o di cuffia con microfono). I software utilizzabili sono diversi, ma non è mia intenzione e scopo approfondire ciò in questa sede (noi non siamo, tengo a precisare, uno dei tanti blog commerciali costruiti solo per attrarre pubblicità… ma al contrario gradiamo toccare temi che possano essere di interesse comune per i nostri visitatori).

Dall’altra parte abbiamo i Webinar

Cosa è un webinar? Quali sono le differenze tra una video-call e un webinar?

Per prima cosa analizziamo la parola: webinar è un mix tra Web (rete internet) e Seminar. Perciò un seminario in rete, un convegno online. Sono ormai molti anni che le Aziende sfruttano questa fantastica opportunità e più progrediamo con la tecnologia, più questo tipo di incontri tra persone in remoto sarà utilizzato (così come le video-call, del resto).
Le difficoltà nei collegamenti infatti saranno sempre più un lontano ricordo, mano mano che arriveremo a tecnologie avanzate come il 5G alle porte, e anche oltre…

Il webinar è un seminario perciò, un simposio, congresso, convegno, una convention… un incontro insomma tra alcune persone (i relatori, gli speaker) che si rivolgono ad altri (gli spettatori, il pubblico) per divulgare informazioni.
Ed eccoci finalmente al punto cruciale di questo articolo: la principale differenza tra meeting e webinar sta proprio qua: gli spettatori del webinar non possono interagire con i relatori se non in minima parte.
Se nel Meeting tutti i partecipanti hanno la facoltà di utilizzare sia il loro microfono che la loro videocamera, nei Webinar coloro che “tengono l’incontro” hanno (per così dire) i pieni poteri (video, audio e comandi centrali), mentre gli spettatori potranno interagire (per iscritto o a voce) solamente se gli organizzatori lo vorranno; in ogni modo la loro webcam sarà sempre oscurata.
Oltre ad un discorso di “impostazione” dell’incontro (nei Webinar alcuni relatori parlano ad un pubblico) il Webinar funziona in questo modo anche perché il pubblico può essere molto numeroso. Possiamo immaginare migliaia di persone (il limite massimo dei partecipanti ai webinar può essere infatti qualche decina di migliaia di persone!) che azionano la loro webcam e il loro audio…? No, sarebbe un problema. È come se ad una grande convention in un palazzetto dello sport (vengono in mente le grandi convention politiche americane…) ognuno (tra qualche migliaio di presenti) potesse prendere la parola… Impensabile!
Questa è la prima grande differenza tra una “semplice” video-call e un Webinar; ma non è certamente l’unica.

Quando un’Azienda, un’Organizzazione pianifica e realizza un incontro con molte altre persone, per divulgare qualche idea, informare e trasmettere qualcosa, ha bisogno di tenere traccia di quanto sta succedendo… ha bisogno di statistiche, di report.
E avrà anche necessità di gestire gli inviti, le registrazioni dei partecipanti, gli stampati degli interventi degli spettatori tramite chat (o tramite sessione “Domande e Risposte”), le statistiche finali. Insomma, l’intera gestione dell’evento che ci consente di tenere traccia del lavoro svolto, sia in fase di preparazione che in fase di bilancio finale.

I vari programmi di Webinar consentono anche di gestire automaticamente, dopo una attenta impostazione, una serie di e-mail automatiche per invitare i partecipanti e promemoria, prima dello stesso evento, così come mail di follow-up, ringraziamento e altro, una volta terminato il webinar.
In sostanza, se si è bravi a pianificare bene il lavoro, lo strumento del Webinar sarà una graditissima soluzione per radunare persone lontane tra loro in un unico spazio (il web) per trarne poi interessanti informazioni per il proprio lavoro.

Per concludere, Meeting o Webinar?

Non c’è una scelta giusta e una sbagliata… Dipende assolutamente dalle esigenze aziendali. Una video-call (meeting, riunione) può bastare se non abbiamo troppe persone coinvolte, se tutti devono poter parlare, se dobbiamo insomma interagire tutti più o meno allo stesso modo.

Un Webinar invece è più idoneo per grandi convegni, dove poche persone parlano a tanti ascoltatori.

Sia che siate in procinto di organizzare un Meeting, sia che stiate invece organizzando un Webinar, la luzzpresents:, per concludere l’articolo che speriamo vi sia d’aiuto, vi dà questi importanti consigli:

1) Provate in anticipo audio e microfono.
2) Fate test di collegamento, con il software che utilizzerete, con vostri colleghi, qualche ora o giorno prima dell’incontro.
3) Provate in anticipo anche la condivisione di documenti, se questa sarà una vostra necessità.
4) Fate tutti questi test esattamente con il computer (o altro device, nel caso) che utilizzerete poi il giorno dell’evento.
5) Provate insomma tutto quello che c’è da provare in tempo utile per risolvere eventuali problemi riscontrati.

Non fatevi trovare impreparati sui dettagli!

Happy presenting!
da Davide Luzzati luzzpresents: