8 consigli pratici per i tuoi meeting online

Tra le pochissime cose positive che la pandemia degli ultimi anni ci ha lasciato… c’è senza dubbio un’apertura agli incontri di lavoro online, siano essi meeting, incontri ibridi o webinar.

Molte aziende oggi hanno scelto un’organizzazione del lavoro che consenta agli impiegati di lavorare da casa; di conseguenza i meeting online sono sempre più importanti, anche per mettere i colleghi facilmente in collegamento tra loro.

Se ci prepariamo a dovere, l’incontro online è un ottimo strumento per qualsiasi tipo di riunione: interna tra colleghi e reparti, esterna con clienti, fornitori, collaboratori.

Se perciò vuoi migliorare i tuoi meeting online, rendendoli coinvolgenti e attuali, ecco 8 semplici regole che ti potranno aiutare.

Invia la comunicazione del meeting online con un buon anticipo e accertati di comunicare il link per la piattaforma che utilizzerai.

I dettagli nella preparazione sono la base per indirizzare gli incontri per il verso giusto.

Prima di questo, avrai già verificato con tutti i partecipanti la loro disponibilità per quella data/orario; se mancasse questo passaggio rischieremmo di perdere tempo prezioso.

Cerca di rispettare i tempi e favorisci incontri più frequenti e brevi, piuttosto che meeting molto lunghi e radi…

Organizzare un’agenda è basilare e sarà un punto molto apprezzato dai partecipanti. Ancora più importante, rispetto agli incontri di persona, è fornire ai partecipanti gli obiettivi del meeting, per tempo.

Una semplice lista di punti, niente di complesso… qualcosa che aiuti a conoscere in anticipo i temi e perciò a seguire meglio l’incontro.

Se lavori in un team, condividi in anticipo l’agenda con gli altri in modo da non dimenticare argomenti importanti. Se poi la lista dovesse diventare troppo lunga (rispetto al tempo a disposizione) elimina i punti meno focali per l’azienda.

L’agenda dovrebbe anche mostrare il nome del relatore e il tempo allocato per ogni punto, qualora ve ne sia più di uno.

Nulla può garantire la riuscita di un meeting online… se video e audio non sono all’altezza.

La tecnologia avversa può rovinare qualsiasi meeting ben programmato e strutturato, purtroppo; in quei casi sia l’organizzatore che i partecipanti ne usciranno frustrati…

Prima del meeting verifica bene che la videocamera sia funzionante e che il microfono produca un buon audio.

Attenzione: tra un video non perfetto e un audio scarso… è il secondo a dare più problemi agli ascoltatori. Accertati perciò che l’audio sia di qualità, senza effetto eco, senza rumori esterni, senza fastidiose interruzioni.

Ricorda che a volte il microfono del tuo computer è migliore di quello delle cuffiette… fai le prove in anticipo per capire cosa funziona meglio per evitare problemi una volta che sarai online.

Le piattaforme più utilizzate (Zoom, Meet, Teams, etc.) consentono di condividere la visione del nostro schermo, una funzione certamente pratica, ma non la soluzione migliore per mostrare i nostri contenuti… L’innovativo Prezi Video è invece un’ottima soluzione per visualizzare nel medesimo ambiente i contenuti insieme alla nostra figura.

Questo rende il meeting online molto più coinvolgente e interessante da seguire.

Per saperne di più su Prezi video guarda questo video o scorri questo articolo.

Nel caso in cui il meeting preveda la partecipazione sia online che in presenza, organizzati al meglio.

Ovviamente anche i partecipanti in presenza dovranno aver ricevuto tutte le informazioni in anticipo, in primis l’Agenda.

L’ufficio dove avverrà il meeting dovrà essere corredato da un paio di webcam, capaci perciò di “coprire” tutto l’ambiente, e soprattutto da un microfono di alta qualità (possibilmente multidirezionale).

Non è una cattiva idea dotare anche i presenti di computer e far sì che anche loro siano collegati al meeting online… In questo modo le persone in remoto avranno più facilità a vedere tutti i partecipanti (attenzione però ai microfoni dei computer delle persone presenti… dovranno essere silenziati per evitare sgradevoli interferenze).

È importante non discriminare i partecipanti online rispetto a quelli in presenza; chi partecipa in remoto non deve mai avere la sensazione di essere meno importante rispetto a chi è presente.

Un consiglio tanto semplice quanto importante, per far sì che le persone collegate online siano sempre “connesse” con il relatore: guardare l’obiettivo il più possibile!

Il contatto visivo e la comunicazione non verbale sono molto importanti negli incontri tra le persone. I meeting online sono delicati in quanto dal computer non riusciamo a vedere molto dell’altro… Ci sono limiti oggettivamente insormontabili, ma anche accorgimenti che ci aiutano a ridurre questo gap. Il più semplice è quello di guardare negli occhi le persone, ossia guardare l’obiettivo della webcam.

In alcuni momenti dovrai guardare anche il tuo monitor (o le persone a fianco a te), ma cerca di limitarli.

Per il resto, mostrati il più possibile… Se sarai in piedi (scelta da preferire!), gesticola (in modo naturale, spontaneo) dalla cinta in su, se invece sarai seduto/a gesticola all’altezza del petto.

Non coprire mai la bocca e non distrarre il tuo pubblico con movimenti non necessari.

Un ambiente professionale è importante per un meeting online esattamente come lo è per un incontro di persona. Non è necessario stupire il pubblico “con effetti speciali” mostrando un’immagine di sfondo con un ufficio fantastico… anzi, la scelta di uno sfondo neutro è probabilmente migliore; se sceglierai uno sfondo a tinta unita, i tuoi interlocutori non avranno distrazioni e saranno focalizzati su di te.

La buona illuminazione (del tuo volto) è molto più importante rispetto a uno sfondo particolare…

Un punto focale nei meeting online è il coinvolgimento delle persone.

Certamente lo strumento di cui ho parlato sopra, Prezi Video, fa la differenza, ma ci sono altre opzioni e programmi che possiamo sfruttare.
Piattaforme come Zoom per esempio (leggi questo nostro articolo sulla differenza tra Zoom meeting e Zoom webinar) si stanno arricchendo sempre più di applicazioni per l’interazione, dalla semplicissima “alzata di mano”, alla lavagna da condividere, dalla chat per messaggi testuali, all’area Q&A (Questions and Answers) dove gestire domande e risposte.

Organizziamoci per tempo, in modo da prevedere degli spazi di dialogo e confronto (soprattutto se il nostro incontro non è brevissimo) favorendo così l’interazione tra relatori e partecipanti.

Ci sarebbe molto altro da dire… ma spero che questi 8 punti ti aiutino per organizzare al meglio il tuo prossimo meeting online.