Solitamente le Aziende, i Commerciali e i professionisti in genere, nel presentarsi si aiutano con un documento (cartaceo o digitale) per mostrare qualcosa di “visivo” all’interlocutore. Parlo di situazioni come un incontro one to one, una presentazione di un progetto interno, una presentazione a clienti o fornitori, in modalità online o dal vivo.

Quel documento spesso è molto ricco di informazioni, con testi, dati, grafici… e ci aiuta davvero a fornire molti dettagli ai nostri interlocutori.

È certamente il documento più ricco e completo che abbiamo della nostra attività… perciò lo sfruttiamo al massimo perché ci aiuta, durante il nostro incontro, a non dimenticare nulla.

Sappiamo però che in quei momenti il nostro interlocutore sta principalmente ascoltando quello che diciamo, e qualsiasi documento (se ricco di informazioni come questo) sarà certamente difficile da seguire per lei/lui, in quanto (noi esseri umani) non riusciamo ad ascoltare e leggere allo stesso tempo…

Ecco allora perché parlo qui di “compiti per le vacanze”: il suggerimento è quello di dedicare un po’ del vostro tempo per crearvi un nuovo documento che vi aiuti in modo più congruo durante quegli incontri, di persona.

Perché più congruo? Perché meglio aiuterà gli interlocutori a focalizzare ciò che state dicendo, senza doversi impegnare nel leggere e interpretare un testo.

Non impiegherete pochi minuti… vi ci vorrà un po’ di tempo (ma in questo periodo ne dovreste avere più del solito… dicevamo), perché è un lavoro di ricerca, selezione, scelta. Ma per fortuna non è un lavoro difficile, avendo già la base di partenza. Dobbiamo solo mantenere l’essenziale del documento “di partenza”, pulendolo da dettagli e approfondimenti che saremo noi a spiegare a voce.

Basta partire dalla copia del primo file, quello ricco di informazioni, e iniziare ad asciugarlo, a pulirlo, fino a che ogni pagina risulti leggera, essenziale e possibilmente più attraente dal punto di vista puramente grafico, dell’impatto visivo. 

Scegliamo una bella foto appropriata (all’argomento), aggiungiamo un titolo -eventualmente un sottotitolo- per ogni argomento trattato e redigiamo così, pian piano, un documento completamente nuovo, che conterrà tutti gli argomenti, ma assai più idoneo per lo scopo: quello di supportare ciò di cui noi parleremo, non di sostituire il nostro intervento orale.

Non si tratta perciò di una presentazione “da leggere/scorrere” in autonomia, ma piuttosto di un aiuto, per chi ascolta, a meglio seguire argomenti e informazioni che noi riportiamo a voce.

Alla fine (dell’estate…) avrete due documenti con gli stessi contenuti, ma destinati ad usi differenti. Il primo idoneo da spedire, da inviare, da leggersi in autonomia e il secondo assai più appropriato quando voi sarete lì, a parlarne.

Buona estate 2022!

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