Il potere dell’improvvisazione

Come gestiamo gli imprevisti che si possono verificare nel corso di una presentazione? In questo articolo qualche suggerimento per convertire situazioni potenzialmente negative in interazioni positive con il nostro pubblico. Il potere dell’improvvisazione, appunto.

23 Aprile 2024

Il potere dell'improvvisazione

Sia che il relatore si trovi di fronte ad un imprevisto, sia che voglia -o debba- uscire dal contesto per affrontare una nuova situazione, l’improvvisazione è uno scenario tanto usuale quanto particolare, che bisogna saper gestire al meglio.

Partiamo innanzitutto dagli imprevisti, che ci possono indirizzare verso due scenari diversi: una reazione negativa, dove i relatori vanno in confusione, perdono il filo e compromettono così l’intero intervento; uno scenario positivo quando i relatori “cavalcando la situazione” riescono, improvvisando, a volgere la problematica a proprio vantaggio.

Certamente il primo dei due scenari è il meno auspicabile, che in questo articolo cercheremo proprio di scongiurare…

Prepariamoci agli imprevisti

Premessa doverosa: gli imprevisti si possono, in parte, prevedere… In altre parole “dobbiamo mettere in conto” che qualcosa non vada come previsto.
Con questo voglio dire che alcune situazioni possono, anzi devono, essere verificate in anticipo, per scongiurare problemi.

Prima di tutto la tecnologia, che va testata. Cosa succede se il pc si blocca, se il telecomando smette di funzionare, se il microfono proprio non ne vuole sapere? Abbiamo un secondo pc, telecomando o microfono? E se mancasse la corrente? Abbiamo batterie a sufficienza per pc, videoproiettore, etc?
Non solo dovremo disporre di questi “pezzi di ricambio”, ma dovremmo anche pensare a strategie alternative… Se per qualche motivo non potremo accedere alle nostre slide, abbiamo qualche supporto cartaceo in aiuto, come ad esempio una lavagna a fogli mobili? Siamo preparati a queste eventualità?
Ecco, se dedicheremo un certo tempo a queste valutazioni predisponendo i diversi “piani B”, affronteremo l’eventuale imprevisto, in modo più sereno.

Cavalchiamo il momento

Fatta questa importante premessa, pensiamo invece alla situazione nella quale potremmo essere chiamati a improvvisare. Beh, sarebbe impossibile mettere in conto tutte le variabili che possono verificarsi durante un incontro… perciò concentriamoci su noi stessi, su come potremmo reagire. Il punto è proprio questo: essere pronti e preparati ad accettare il problema, dal più piccolo (un raggio di sole batte sullo schermo e impedisce la visione ideale) a quello più ostico (la sala dove abbiamo organizzato l’incontro è inagibile all’ultimo momento).

Quello che farà la differenza sarà il nostro atteggiamento, la capacità di gestire il problema occorso e riuscire a trovare la miglior soluzione possibile.
Da una parte la consapevolezza di aver fatto il massimo affinché tutto sia ben pianificato, dall’altra la volontà di trovare soluzioni ideali in tempi brevi.
Questa “coscienza” (di essere preparati agli eventi) ci aiuterà a rimanere calmi e affrontare eventuali disguidi, soprattutto improvvisando.
Per esempio, se non potremo accedere alle nostre slide, non solo dovremo avere a disposizione un cartaceo in nostro aiuto, ma potremmo magari inserire nell’esposizione qualche racconto in più: un aneddoto che ci è capitato o una narrazione (il famoso storytelling, la forma di comunicazione più amata dal genere umano). Insomma, “cavalchiamo il momento”.

Trasformiamo un problema in opportunità

Dicendo “improvvisare” intendiamo la capacità di affrontare al meglio una situazione nuova e inaspettata, apparentemente negativa.
Un paio di esempi: una persona del pubblico interviene più volte per fare domande e tende a parlare a lungo ogni volta, rubando tempo prezioso; oppure, il tempo a nostra disposizione non è più quello preventivato.
In entrambi i casi dovremo trovare una soluzione rapida, che dipenderà anche dalla nostra esperienza, ma soprattutto dalla nostra preparazione mentale.

Pensando ai due esempi di cui sopra, nel primo caso dovremo gentilmente riprendere la parola e spiegare che “un approfondimento” su quel discorso potrà essere posticipato… Sempre con gentilezza, ma anche con fermezza, dovremo limitare questi interventi (a beneficio non solo di noi relatori, ma della buona riuscita dell’evento).

Nel secondo caso, se abbiamo meno tempo a disposizione dobbiamo essere bravi a selezionare velocemente i contenuti irrinunciabili, eliminandone altri meno focali; se invece succede il contrario, ossia se disponiamo di più tempo rispetto al previsto, possiamo rallentare il nostro intervento (parlare più lentamente e in modo più chiaro è cosa comunque sempre gradita al pubblico), dando più spazio agli ascoltatori. Far intervenire il pubblico, rendendo la presentazione una “conversazione”, è un’ottima tattica, che farà alzare il livello di gradimento generale.
Ecco perciò cosa intendiamo per “il potere dell’improvvisazione”.

Il potere dell'improvvisazione

La preparazione…
aiuta ad improvvisare meglio

“Solitamente impiego più di 3 settimane a preparare un buon discorso improvvisato…”          Mark Twain

Improvvisare è una abilità che può risultare molto utile anche in altre situazioni, come quelle che descrivo a seguire.
Immaginiamo di aver malauguratamente dimentichiamo gli appunti cartacei in ufficio… Ecco, in una situazione come questa dovremo probabilmente improvvisare qualche parte del nostro intervento… come fare? Se non abbiamo un piano B (per esempio disporne anche in formato digitale sul pc o su una chiavetta usb) l’unica soluzione è essersi esercitati adeguatamente nell’esposizione.
Possibilmente a voce alta, seguendo le singole slide e preferibilmente di fronte a qualche collega.
Gli appunti spesso sono solo un “supporto psicologico”; meglio se li abbiamo certo, ma se saremo preparati sulla materia, niente paura anche senza appunti. Eventualmente improvviseremo qualcosa, ma i “visual” delle nostre slide ci aiuteranno nel percorso.

Improvvisare vuol dire anche “cavalcare la situazione del momento”: per esempio durante la presentazione succede qualcosa che distrae il pubblico (forti rumori dall’esterno, persone che entrano in ritardo, un temporale in arrivo); piuttosto che continuare facendo finta di nulla, dovremo interromperci (solitamente quando succede qualcosa di questo tipo il pubblico è comunque distratto) e commentare quello che sta succedendo… A volte questo può essere fatto con umorismo, certamente con garbo, ma non potremo certo ignorare fatti “esterni” che stanno allontanando l’attenzione dal focus della nostra presentazione.
“Gestendo“ queste situazioni inaspettate daremo anche prova di capacità di adattamento a circostanze impreviste.
Se perciò saremo bravi a improvvisare, trovando soluzioni veloci ed efficaci in questi momenti, tramuteremo una situazione potenzialmente negativa in positiva. L’importante è non nascondere nulla… Non fare finta di niente, perché le persone potrebbero interpretare ciò in negativo; al contrario, più condividiamo le situazioni con il nostro pubblico e meglio entreremo in contatto, e possibilmente in empatia. Alla fine, è questo è il nostro obiettivo. O no?

Insomma, come avrete capito è proprio un’adeguata preparazione a salvarci dalle brutte figure. Come ripeto spesso “provare provare provare”; più saremo preparati per il nostro evento, meno gli imprevisti ci potranno preoccupare. Senza paura perciò, grazie al potere dell’improvvisazione!

Per chi desidera migliorare le proprie abilità nel public speaking suggerisco certamente di avvicinarsi al mondo Toastmaster

Happy presenting!
dalla Luzzpresents