Solo mettendo in dubbio la necessità di un grafico, per la presentazione che stiamo preparando, potremo arrivare alla scelta giusta: il tipo di grafico, la sua funzione nel flusso degli argomenti discussi, il valore aggiunto che il grafico stesso ci darà.

Chiariamo subito: i grafici nelle presentazioni non riguardano i dati da mostrare… ma il significato dei dati, le nostre conclusioni, i nostri spunti!

Se gli ascoltatori devono esaminare dei dati, non è la slide il posto giusto, ma sarà meglio fornire loro qualcosa di stampato o una mail con allegato un pdf; in questo modo potranno leggere i dati per proprio conto.
Al contrario, quando inseriamo un grafico in una presentazione, lo facciamo a supporto delle nostre tesi.
n.b.: per “grafico” intendo flussi, charts, tavole, diagrammi, istogrammi, tracciati, tabelle…
Insomma, inseriamo un grafico solo se ci aiuta ad illustrare meglio le nostre conclusioni, altrimenti rischiamo solo di confondere l’ascoltatore.

Peraltro un grafico è un contenuto visivo, che aiuta a catturare l’attenzione… Clicca qui per leggere un altro nostro articolo sull’importanza delle immagini nelle presentazioni.  

Evitiamo di mostrare parti inutili, “di decoro”, come cornici o altri abbellimenti non strettamente necessari; evitiamo ciò che non è essenziale­.
Cerchiamo, come sempre parlando di presentazioni, la semplicità evitando distrazioni visive. In questo modo trasmetteremo un messaggio più chiaro.
Dobbiamo essere certi che ciò che mostriamo sia facilmente comprensibile e fruibile da tutti, anche dalle ultime file in caso di incontro dal vivo.

Credibilità! Soprattutto quando mostriamo dati, dobbiamo essere precisi.
Dobbiamo essere pronti a fornire sia la fonte che tutti i dati discussi.

Solitamente il pubblico (soprattutto se formato da professionisti come ingegneri e ricercatori, perciò con approccio scientifico…) guarda i dati con occhio critico. Di conseguenza, se tali informazioni sono state da noi semplificate, aspettiamoci la richiesta dei dati completi.

Cosa vogliamo che gli ascoltatori recepiscano? Quale è il messaggio che vogliamo si portino a casa? Cosa vorremmo che ricordassero?

Può trattarsi di cause, ossia le condizioni che hanno portato a certi risultati, oppure di effetti, le condizioni a cui certe informazioni possono portare.
Dobbiamo dare un significato, ed esporlo supportati dai dati stessi.

Nell’esempio che segue non è importante mostrare l’aumento delle vendite, ma il momento in cui ha avuto inizio la controtendenza.

Esempio di come una tabella possa essere utilizzata in modi diversi a seconda degli obiettivi da mostrare. Qui si vogliono enfatizzare i dati della prima riga orizzontale. 

A volte la soluzione migliore potrebbe essere il non utilizzo del grafico… come in questo esempio dove si vuole solo evidenziare il primo dato; notiamo come la fotografia sia più accattivante e soprattutto facile da ricordare, rispetto ad un grafico a barre.

Consideriamo i 3 livelli di un grafico:

I – Livello di sfondo
Ossia il colore di sfondo, le righe che segnalano ascisse e ordinate, la legenda, il contesto insomma: cerchiamo di utilizzare colori neutri che aiutino a far risaltare gli elementi che mostreremo nei livelli superiori.

II – Livello dei dati
Qualunque sia il tipo di grafico utilizzato dobbiamo usare contrasto nei colori scelti, per evidenziare al meglio l’informazione al nostro pubblico.

III – Livello di enfasi
Mostriamo chiaramente i punti che vogliamo porre in rilievo, il messaggio-chiave, la conclusione.

Miglioriamo l’impatto visivo.

Per rendere meglio leggibili i grafici nelle presentazioni:

– Eliminare tanti colori…
– Le righe di ascisse e ordinate sono davvero necessarie? Se non lo sono, eliminiamole.
– Considerare colori di sfondo molto leggeri, colori pastello chiaro sono preferibili.
– Aumentare lo spazio verticale tra le righe, per migliorare la leggibilità.
– Non centrare, ma allineare scritte e numeri a sx o a dx.
– Arrotondare i numeri per semplificare.
– Non ripetere il segno della valuta in ogni importo.
– Evidenziare (in rosso) i numeri negativi per farli risaltare e allo stesso modo evidenziare i numeri più alti.
– Possibilmente evitiamo la tridimensione.
– Scegliamo colori che contrastino in modo evidente tra loro.
– Allarghiamo l’area dei grafici a barre orizzontali per migliorarne la lettura.

PRIMA mostriamo il grafico nel suo insieme, con tutti i dati.
POI evidenziamo esclusivamente i dati di cui stiamo parlando, passo passo…

In questo modo l’ascoltatore avrà più facilità di concentrazione e l’apprendimento risulterà più semplice.

Se poi anche voi, come me, utilizzate il software Prezi per le presentazioni… vi potrete anche aiutare con le zoomate, una funzione assai utile proprio a questo scopo.

COMPARATIVO: per confrontare due o più elementi in modo organizzato.
RELAZIONALE: per mostrare connessioni o correlazioni tra due o più variabili.
COMPOSITION: per mostrare parti di un insieme e relative modifiche nel tempo.
DISTRIBUTIVO: per mostrare come le variabili sono distribuite nel tempo.

I grafici a linee rappresentano i cambiamenti nel tempo.
I grafici ad area sono simili, ma si usano quando dobbiamo mostrare volumi.

I grafici a torta mostrano parti di un insieme.
Vanno usati se le parti della torta sono grandi e ben distinguibili e per mostrare grandi differenze in proporzioni e percentuali.
Meglio limitarli ad un massimo di 6-8 spicchi per evitare confusione visiva.

I grafici a barre o colonne servono per comparare voci diverse.
Sono solitamente più precisi dei grafici a torta e possono ospitare più informazioni.

Grafici “treemap” (mappa ad albero) mostrano parti di un insieme e informazioni “a gerarchia”; la grandezza di ogni riquadro rappresenta la quantità, mentre il colore la categoria.

Grafici a doppio asse consentono di visualizzare più informazioni insieme.

Grafici a piramide, per visualizzare i passi di un processo o relazioni gerarchiche.

Grafici “word cloud”, per visualizzare le parole più utilizzate in un contesto.

Come abbiamo visto i grafici nelle presentazioni ci aiutano a meglio argomentare le nostre tesi, a meglio esporre le nostre conclusioni.

Tuttavia, dobbiamo sempre scegliere il giusto supporto, per far sì che i nostri ascoltatori traggano un concreto aiuto da tale contenuto visivo.
Sarà così che i grafici porteranno un valore aggiunto al nostro lavoro.

Grazie a due “guru” delle Presentazioni, che mi hanno dato spunto per realizzare questo piccolo approfondimento sui grafici nelle persentazioni:
Garr Reynolds, autore di “Presentation Zen”
Nancy Duarte, autrice di “Slideology”